Vastuullisuuden johtaminen

Bittium Oyj:n hallitus käsittelee vastuullisuusasioita perustuen johtoryhmän esityksiin, ja tarkastusvaliokunta käsittelee ja valmistelee vastuullisuusasioita tarvittaessa.

Vastuullisuuden organisointi ja riskienhallinta

Bittium Oyj:n hallitus käsittelee vastuullisuusasioita perustuen johtoryhmän esityksiin, ja tarkastusvaliokunta käsittelee ja valmistelee vastuullisuusasioita tarvittaessa.

Johtoryhmä käsittelee vastuullisuuteen liittyviä asioita, seuraa vastuullisuuden tuloksellisuutta ja asettaa vastuullisuustavoitteita puolivuosittaisessa johdon katselmoinnissa. Johtoryhmä vastaa myös vastuullisuussuunnitelmien ja toimenpiteiden jalkauttamisesta päivittäiseen liiketoimintaan.

Bittiumilla on myös erillinen vastuullisuustyöryhmä, jonka vastuulla on vastuullisuuden seuraaminen, toimenpiteiden tehokkuuden arviointi ja raportointi sekä vastuullisuusriskien hallinta ja luotaus. Vastuullisuustyöryhmä koostuu kuudesta (6) jäsenestä, jotka ovat toimitusjohtaja, lakiasiainjohtaja, viestintäjohtaja, henkilöstöjohtaja, talousjohtaja sekä laatu- ja ympäristö- että teknologiajohtamisesta vastaava johtaja. Vastuullisuustyöryhmä kokoontuu neljännesvuosittain. Vastuullisuustyöryhmän tuottama vastuullisuusraportti katselmoidaan vuosittain Bittiumin johdon ja hallituksen toimesta (ns. johdon katselmointi).

Vastuullisuusraportissa on kuvattu vastuullisuuden osa-alueisiin sovellettavat riittävän huolellisuuden turvaavat menetelmät. Lisäksi yrityksen toimintaan ja toimintaympäristöön liittyvien riskien hallinnoinnin ja prosessien kuvaus on määritelty osana selvitystä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.

 

Bittiumin eettiset periaatteet ja Code of Conduct

Bittiumin eettiset periaatteet muodostuvat seuraavista osa-alueista:

1) Korruption vastainen toiminta

Bittiumin markkina- ja liiketoiminta-alueista johtuen korruptio on yksi keskeisistä sosiaaliseen vastuuseen ja ihmisoikeuksiin liittyvistä riskeistä. Bittium ei hyväksy minkäänlaisia lahjonnan tai korruption muotoja omassa tai yhteistyökumppanien toiminnassa. Korruption vastaisen toiminnan ehkäisemiseksi laaditut sisäiset ja ulkoiset ohjeet on päivitetty vuonna 2017. Henkilökunta saa ohjeisiin liittyvää koulutusta.

Bittium edellyttää kumppaneiden noudattavan näitä ohjeita. Yhtiöllä on käytössä seurantatyökalu yhteistyökumppaneiden korruption tai muiden epäselvyyksien tunnistamiseksi.

Sekä ulkoisille että sisäisille sidosryhmille on käytössä kanava, jonne voi ilmoittaa korruption vastaisten sääntöjen rikkomuksista. Vuonna 2020 yhtiön tietoon ei tullut yhtään korruptiotapausta.

2) Tietojen suojaaminen ja turvaaminen

Tietojen luokittelun, säilyttämisen ja luovuttamisen menetelmät on määritetty Bittiumin tietoturvaa ja tietosuojaa koskevissa ohjeistuksissa.

3) Reilu liiketoiminta, mainonta ja kilpailu

Bittium noudattaa reilun liiketoiminnan, mainonnan ja kilpailun vaatimuksia. Käytössä on erilaisia keinoja asiakastietojen turvaamiseen tietoturvallisuutta koskevien käytäntöjen mukaisesti.

4) Yrityskansalaisuus

Yhtiö tukee yhteisön osallisuutta edistääkseen sosiaalista ja taloudellista kehitystä.

5) Immateriaalioikeuksien suojaaminen

Bittium kunnioittaa immateriaalioikeuksia ja soveltaa immateriaalioikeuksia koskevaa strategiaa ja ohjeistuksia kaikessa toiminnassaan.

Myös vastuullinen hankinta on keskeinen osa vastuullista liiketoimintatapaa. Vastuullisen hankinnan periaatteet on kuvattu tarkemmin painopistealueen Luottamukselliset asiakassuhteet ja tietoturvalliset tuotteet yhteydessä.

Yhteistyö sidosryhmien kanssa

Bittiumin toiminnalla on vaikutuksia moniin eri sidosryhmiin. Niiden näkemysten ja odotusten ymmärtämisellä on tärkeä merkitys yrityksen toimintaan ja menestykseen. Avoin vuoropuhelu sidosryhmien kanssa auttaa kehittämään toimintaa, tuotteita ja ratkaisuja sekä sitä, miten Bittium voi tavoitteellisesti hakea ratkaisuja yhteiskunnallisiin haasteisiin.

Bittium tekee yhteistyötä kansallisten ja kansainvälisten sidosryhmien kanssa. Sidosryhmiä ovat henkilöstö, asiakkaat, eri toimittajat ja muut kolmannet osapuolet, yhteistyökumppanit, viranomaiset, osakkeenomistajat ja analyytikot sekä eri yhteisöt. Yhtiön toimintaa sidosryhmien kanssa ohjaa hyvä hallintotapa, eettiset periaatteet ja menettelytavat (Code of Conduct).

Bittium järjesti vuonna 2019 sidosryhmäkyselyn liittyen yhtiön vastuullisuuteen. Kyselyn perusteella valittiin yhtiölle neljä (4) vastuullisuuden painopistealuetta, joista kolme (3) painopistettä olivat samoja kuin aiempina vuosina. Huoli ilmastosta ja ympäristöstä nousi esille sidosryhmäkyselyssä, ja teema nostettiin neljänneksi Bittiumin vastuullisuuden painopistealueeksi vuodesta 2020 eteenpäin.

Vuonna 2020 Covid-19-pandemia on vaikuttanut merkittävästi yhteistyöhön sidosryhmien kanssa. Matkustusrajoitukset ja karanteenit ovat estäneet fyysisiä tapaamisia ja siirtäneet yhteydenpidon verkkoon.

Henkilöstö

Henkilöstölle järjestetään vuodessa useita eri tilaisuuksia, joissa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja antaa palautetta. Tärkeä osa yhteydenpitoa on ollut johdon fyysinen läsnäolo tilaisuuksissa ja mahdollisuus esittää kysymyksiä suoraan johdolle. Vuonna 2020 Covid-19-pandemiasta johtuvista syistä henkilöstön terveyden turvaamiseksi ja liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi on voitu järjestää ainoastaan virtuaalisia henkilöstötilaisuuksia. Bittiumin onneksi yhtiö on kansainvälinen toimija, minkä takia virtuaalipalaverit ovat olleet arkipäivää yhtiössä jo vuosia. Näin siirtyminen verkkoon myös koko henkilöstön kattavissa tilaisuuksissa ei aiheuttanut yhtiölle merkittäviä toimenpiteitä tai investointeja.

Henkilöstötilaisuuksien lisäksi henkilöstö antaa palautetta vuosittain järjestettävällä anonyymillä henkilöstökyselyllä. Henkilöstölle tärkeää ovat tasa-arvoinen kohtelu ja avoin vuorovaikutus. He odottavat kiinnostavia ja merkityksellisiä tehtäviä sekä mahdollisuutta ammatilliseen kehittymiseen. Vuotuisten henkilöstökyselyiden lisäksi yhtiö otti vuonna 2020 käyttöön aluksi viikoittaisen, sittemmin kerran kuukaudessa järjestetyn Pulse-kyselyn, jossa kartoitetaan henkilöstön jaksamista koronapandemian aikana.

Vuonna 2019 järjestetyn sidosryhmäkyselyn mukaan henkilöstö piti koulutusmahdollisuuksia tärkeä-nä ja motivoivana, tosin projekteissa oleva jatkuva kiire koettiin haasteeksi koulutukselle. Tasapainon löytämistä näiden välillä pidettiin tärkeänä innovoinnin ja kehityksen näkökulmasta. Tätä on pyritty jatkuvasti parantamaan.

Sisäisistä vastauksista esiin nousee myös huoli tiukkojen aikataulujen aiheuttamista haasteista tuotekehitys- ja asiakasprojekteissa. Tähän on kiinnitetty huomiota erityisesti projektiaikatauluja laadittaessa.

Ulkoisten sidosryhmien vastauksista heijastui mielikuva siitä, että ihmisistä, heidän hyvinvoinnistaan ja kehittymisestään pidetään Bittiumilla hyvää huolta. Ulkoisesta näkökulmasta henkilöstön hyvinvoinnista huolehtimista pidettiin tärkeänä.

Asiakkaat

Asiakkailta saadaan palautetta pääsääntöisesti jatkuvan yhteydenpidon kautta sekä erilaisin vuosittain järjestettävin kyselyin. Kyselyt toteutetaan internetin välityksellä. Käytössä olevat scrum- ja ketterät (agile) menetelmät sekä niitä tukevat mahdollisimman reaaliaikaiset, verkkopohjaiset järjestelmät mahdollistavat jatkuvan seurannan ja avoimen keskustelun. Siten pystytään nopeasti reagoimaan mahdollisiin epäkohtiin.

Asiakkaille tärkeää ovat kilpailukykyiset ja luotettavat tuotteet ja palvelut sekä vastuullinen ja reaaliaikainen tapa toimia. Yhtiön merkittävät asiakkaat ovat alansa johtavia kansainvälisiä toimijoita, ja vuonna 2020 Covid-19-pandemiasta johtuneet matkustusrajoitukset ovat vaikuttaneet jonkin verran yhdenpitoon asiakkaiden kanssa. Moni, aiemmin kasvotusten hoidettu asia, on jouduttu hoitamaan verkon välityksellä. Tällaisia ovat esimerkiksi tuotteiden ja projektien katselmoinnit tai hyväksynnät.

Vuonna 2019 järjestetyn sidosryhmäkyselyn mukaan ulkoisten sidosryhmien vastauksista heijastuu vahvasti yrityksen onnistuminen luottamuksen rakentamisessa ja saavuttamisessa asiakkaiden kanssa. Asiakkaiden palautteissa korostui yhtiön vastuullinen tapa toimia ja siinä onnistuminen.

Toimittajat ja kumppanit

Toimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa kyseessä on usein pitkäaikainen ja tiivis yhteistyö, jossa säännöt ja toimintatavat ovat vakiintuneita. Jatkuva yhteydenpito mahdollistaa avoimen keskustelun. Toimittajat ja yhteistyökumppanit odottavat reilua ja vastuullista toimintaa ja pitkäaikaista yhteistyötä. Bittium puolestaan vaatii toimittajiltaan ja yhteistyökumppaneiltaan vastuullista toimintaa, ja seuraa sitä säännöllisesti. Covid-19-pandemia ei merkittävästi vaikuttanut yhteistyöhön toimittajien ja kumppaneiden kanssa.

Viranomaiset

Bittium on säännöllisesti yhteydessä viranomaisiin muun muassa vientivalvontaan ja tietoturvaan liittyvissä asioissa. Bittium seuraa lakien ja asetusten noudattamista säännöllisesti. Niiden soveltaminen yhtiön liiketoimintaan vaatii avointa ja jatkuvaa kanssakäymistä eri viranomaisten kanssa. Yhteydenpito viranomaisten kanssa on pääsääntöisesti hoidettu virtuaalisesti, joten Covid-19-pandemia ei merkittävästi vaikuttanut yhteistyöhön vuonna 2020.

Paikallisyhteistyö

Osana vastuullista yrityskansalaisuutta Bittium on aktiivinen toimija eri yhteisöjen kanssa. Yhtiö vastaa eri yhteisöjen odotuksiin eri tavoin. Oppilaitoksia ja kouluja tuetaan säännöllisesti nuorten opiskelijoiden ja myös opettajien työelämään tutustumisen mahdollistamiseksi. Tämän yhteistyön kautta saadaan myös innokkaita koulusta valmistuneita nuoria yhtiöön töihin. Vuonna 2020 oppilaitosten ja koulujen tukeminen on Covid-19-pandemian takia vähentynyt väliaikaisesti, kun työelämään tutustumisia tai oppilaitosvierailuja ei ole pystytty tapaamisrajoitusten takia järjestämään.

Tutkimus- ja kehitysyhteistyö yritysten ja tutkimuslaitosten kanssa laajentaa osaamista ja mahdollistaa yhdessä kehityksen eteenpäin viemisen. Yhteistyö toimii pääasiassa verkon välityksellä, eikä Covid-19-pandemia ole vaikuttanut merkittävästi yhteistyön etenemiseen.

Vuonna 2019 järjestetyssä sidosryhmäkyselyssä henkilöstö antoi pääosin positiivista palautetta yhtiön paikallisyhteistyöhöstä, mutta toivoi yhtiön osallistuvan enemmän paikallisiin tapahtumiin ja yhteiskunnallisiin projekteihin. Aktiivisuutta pyritään lisäämään Covid-19 -pandemian jälkeen.

Osakkeenomistajat ja sijoittajat

Osakkeenomistajat, sijoittajat ja analyytikot odottavat Bittiumilta pitkän tähtäimen arvonmuodostusta ja vastuullista toimintaa. Yhtiö keskustelee heidän kanssaan eri tilaisuuksissa ja kerran vuodessa järjestettävässä yhtiökokouksessa. Covid-19-pandemiasta johtuvista matkustus- ja kokoontumisrajoituksista vuoden 2020 varsinainen yhtiökokous järjestettiin fyysisen tilaisuuden sijaan internetin välityksellä. Samoin muut sijoittaja- ja analyytikkotapaamiset ja -tilaisuudet järjestettiin virtuaalisesti.

Vuonna 2019 järjestetyssä sidosryhmäkyselyssä tuli ilmi sijoittajien pettymys yhtiön niukkaan tiedottamiseen. Yhtiön omaa tiedottamista ja osallistumista virtuaalisiin sijoittajatapaamisiin on mahdollisuuksien mukaan lisätty.