Vastuullisuuden johtaminen

Bittiumilla on erillinen vastuullisuustyöryhmä, joka kehittää, seuraa ja arvioi vastuullisuuteen liittyviä asioita.

Vastuullisuuden organisointi ja riskienhallinta

Bittiumilla on erillinen vastuullisuustyöryhmä, joka kehittää, seuraa ja arvioi vastuullisuuteen liittyviä asioita. Työryhmän vastuulla on vastuullisuusriskien hallinta ja luotaus, sekä yhtiön vastuullisuuden raportointi.

Vastuullisuustyöryhmä koostuu kuudesta (6) jäsenestä, jotka ovat toimitusjohtaja, lakiasiainjohtaja, viestintäjohtaja, henkilöstöjohtaja, talousjohtaja sekä laatu- ja ympäristö- että teknologiajohtamisesta vastaava johtaja. Vastuullisuustyöryhmä kokoontuu neljännesvuosittain. Vastuullisuustyöryhmän tuottama vastuullisuusraportti katselmoidaan vuosittain Bittiumin johdon ja hallituksen toimesta (ns. johdon katselmointi).

Bittiumin johtoryhmä käsittelee vastuullisuuteen liittyviä asioita, seuraa vastuullisuuden tuloksellisuutta ja asettaa vastuullisuustavoitteita puolivuosittaisessa johdon katselmoinnissa. Johtoryhmä vastaa myös vastuullisuussuunnitelmien ja toimenpiteiden jalkauttamisesta päivittäiseen liiketoimintaan.

Bittium Oyj:n hallituksen tarkastusvaliokunta käsittelee vastuullisuusasioita säännöllisesti ja tarvittaessa.

Bittium Oyj:n hallitus käsittelee vastuullisuusasioita perustuen johtoryhmän esityksiin ja hyväksyy vuosittain yhtiön vastuullisuusraportin.

Vastuullisuusraportissa on kuvattu vastuullisuuden osa-alueisiin sovellettavat riittävän huolellisuuden turvaavat menetelmät. Lisäksi yhtiön toimintaan ja toimintaympäristöön liittyvien riskien hallinnoinnin ja prosessien kuvaus on määritelty osana selvitystä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.

 

Bittiumin eettiset periaatteet ja Code of Conduct

Bittiumin eettiset periaatteet muodostuvat seuraavista osa-alueista:

1) Korruption vastainen toiminta

Bittiumin markkina- ja liiketoiminta-alueista johtuen korruptio on yksi keskeisistä sosiaaliseen vastuuseen ja ihmisoikeuksiin liittyvistä riskeistä. Bittium ei hyväksy minkäänlaisia lahjonnan tai korruption muotoja omassa tai yhteistyökumppanien toiminnassa. Korruption vastaisen toiminnan ehkäisemiseksi laaditut sisäiset ja ulkoiset ohjeet on päivitetty vuonna 2017. Henkilökunta saa ohjeisiin liittyvää koulutusta.

Bittium edellyttää kumppaneiden noudattavan näitä ohjeita. Yhtiöllä on käytössä seurantatyökalu yhteistyökumppaneiden korruption tai muiden epäselvyyksien tunnistamiseksi.

Sekä yhtiön ulkoisille että sisäisille sidosryhmille on käytössä kanava, jonne voi ilmoittaa korruption vastaisten sääntöjen rikkomuksista. Vuonna 2021 yhtiön tietoon ei tullut yhtään korruptiotapausta.

2) Tietojen suojaaminen ja turvaaminen

Tietojen luokittelun, säilyttämisen ja luovuttamisen menetelmät on määritetty Bittiumin tietoturvaa ja tietosuojaa koskevissa ohjeistuksissa.

3) Reilu liiketoiminta, mainonta ja kilpailu

Bittium noudattaa reilun liiketoiminnan, mainonnan ja kilpailun vaatimuksia. Käytössä on erilaisia keinoja asiakastietojen turvaamiseen tietoturvallisuutta koskevien käytäntöjen mukaisesti.

4) Yrityskansalaisuus

Yhtiö tukee yhteisön osallisuutta edistääkseen sosiaalista ja taloudellista kehitystä.

5) Immateriaalioikeuksien suojaaminen

Bittium kunnioittaa immateriaalioikeuksia ja soveltaa immateriaalioikeuksia koskevaa strategiaa ja ohjeistuksia kaikessa toiminnassaan.

Myös vastuullinen hankinta on keskeinen osa vastuullista liiketoimintatapaa. Vastuullisen hankinnan periaatteet on kuvattu tarkemmin painopistealueen Luottamukselliset asiakassuhteet ja tietoturvalliset tuotteet yhteydessä.

Yhteistyö sidosryhmien kanssa

Bittiumin toiminnalla on vaikutuksia moniin eri sidosryhmiin. Niiden näkemysten ja odotusten ymmärtämisellä on tärkeä merkitys yrityksen toimintaan ja menestykseen. Avoin vuoropuhelu sidosryhmien kanssa auttaa kehittämään toimintaa, tuotteita ja ratkaisuja sekä sitä, miten Bittium voi tavoitteellisesti hakea ratkaisuja yhteiskunnallisiin haasteisiin.

Bittium tekee yhteistyötä kansallisten ja kansainvälisten sidosryhmien kanssa. Suurimmat sidosryhmät ovat oma henkilöstö, asiakkaat, eri toimittajat, yhteistyökumppanit, viranomaiset ja muut toimintaa ohjaavat tahot, osakkeenomistajat ja sijoittajat, opiskelijat ja eri oppilaitokset, sekä eri yhteisöt. Yhtiön toimintaa sidosryhmien kanssa ohjaa hyvä hallintotapa, eettiset periaatteet ja menettelytavat (Code of Conduct).

Vuonna 2021 koronaviruspandemia on vaikuttanut merkittävästi yhteistyöhön sidosryhmien kanssa. Matkustusrajoitukset ja karanteenit ovat estäneet fyysisiä tapaamisia ja siirtäneet yhteydenpidon verkkoon.

Henkilöstö

Henkilöstölle yhtiö järjestää vuodessa useita eri tilaisuuksia, joissa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja antaa palautetta. Tärkeä osa yhteydenpitoa on ollut johdon fyysinen läsnäolo tilaisuuksissa ja mahdollisuus esittää kysymyksiä suoraan johdolle. Koronaviruspandemian levitessä henkilöstön terveyden turvaamiseksi ja liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi henkilöstötilaisuudet on järjestetty ainoastaan verkossa. Bittium on kansainvälinen toimija ja sähköiset palaverit ovat olleet arkipäivää yhtiössä jo vuosia. Vuoropuhelu johdon ja henkilöstön välillä näissä tilaisuuksissa on säilynyt aktiivisena fyysisen läsnäolon puutteesta huolimatta.

Henkilöstötilaisuuksien lisäksi henkilöstö antaa palautetta vuosittaisella anonyymillä henkilöstökyselyllä. Henkilöstölle tärkeää ovat tasa-arvoinen kohtelu ja avoin vuorovaikutus. Henkilöstö odottaa kiinnostavia ja merkityksellisiä tehtäviä sekä mahdollisuutta ammatilliseen kehittymiseen. Vuotuisten henkilöstökyselyiden lisäksi yhtiö kartoittaa henkilöstönsä jaksamista kerran kuukaudessa järjestettävällä lyhyellä pulssikyselyllä, mikä mahdollistaa nopeamman puuttumisen mahdollisiin esiin nousseisiin epäkohtiin. Molempien kyselyiden tulokset ovat henkilöstön nähtävillä yhtiön intranetissä.

Asiakkaat

Asiakkailta saadaan palautetta pääsääntöisesti jatkuvan yhteydenpidon kautta sekä erilaisin vuosittain järjestettävin kyselyin. Kyselyt toteutetaan internetin välityksellä. Käytössämme olevat scrum- ja ketterät (agile) menetelmät sekä niitä tukevat mahdollisimman reaaliaikaiset, verkkopohjaiset järjestelmät mahdollistavat jatkuvan seurannan ja avoimen keskustelun. Tämä mahdollistaa nopean reagoimisen mahdollisiin epäkohtiin. Asiakkaille tärkeää ovat kilpailukykyiset ja luotettavat tuotteet ja palvelut sekä vastuullinen ja reaaliaikainen tapa toimia. Yhtiön merkittävät asiakkaat ovat alansa johtavia kansainvälisiä toimijoita, joten vuonna 2021 koronaviruspandemiasta johtuneet matkustusrajoitukset ovat vaikuttaneet jonkin verran yhdenpitoon asiakkaiden kanssa. Moni aiemmin kasvotusten hoidettu asia on jouduttu hoitamaan verkon välityksellä. Tällaisia ovat esimerkiksi tuotteiden ja projektien katselmoinnit tai hyväksynnät.

Toimittajat ja kumppanit

Toimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa kyseessä on usein pitkäaikainen ja tiivis yhteistyö, jossa säännöt ja toimintatavat ovat vakiintuneita. Jatkuva yhteydenpito mahdollistaa avoimen keskustelun. Toimittajat ja yhteistyökumppanit odottavat Bittiumilta reilua ja vastuullista toimintaa ja pitkäaikaista yhteistyötä. Yhtiö puolestaan vaatii toimittajilta ja yhteistyökumppaneilta vastuullista toimintaa, jota seurataan säännöllisesti. Koronaviruspandemia ei merkittävästi vaikuttanut yhteistyöhön toimittajien ja kumppaneiden kanssa.

Viranomaiset

Bittium on säännöllisesti yhteydessä viranomaisiin muun muassa vientivalvontaan ja tietoturvaan liittyvissä asioissa. Yhtiössä seurataan lakien ja asetusten noudattamista, ja niiden soveltaminen yhtiön liiketoimintaan vaatii avointa ja jatkuvaa kanssakäymistä eri viranomaisten kanssa. Yhteydenpito viranomaisten kanssa on pääsääntöisesti hoidettu virtuaalisesti, joten koronaviruspandemia ei merkittävästi vaikuttanut yhteistyöhön vuonna 2021.

Paikallisyhteistyö

Osana vastuullista yrityskansalaisuutta Bittium on aktiivinen toimija eri yhteisöjen kanssa. Eri yhteisöjen odotuksiin vastataan eri tavoin. Yhtiö tukee säännöllisesti oppilaitoksia ja kouluja mahdollistaakseen nuorten opiskelijoiden ja myös opettajien tutustumisen työelämään. Tämän yhteistyön kautta saadaan myös innokkaita koulusta valmistuneita nuoria Bittiumille töihin. Koronaviruspandemiasta johtuneista tapaamisrajoituksista koululaisten ja opiskelijoiden työelämään tutustumisia tai oppilaitosvierailuja ei ole pystytty järjestämään. Vuoden 2021 lopussa Bittium lahjoitti Oulun yliopiston tekniikan alan tutkimukseen 50 000 euroa.

Tutkimus- ja kehitysyhteistyö yritysten ja tutkimuslaitosten kanssa laajentaa osaamista yhtiössä ja mahdollistaa kehityksen eteenpäin viemisen yhdessä. Yhteistyö toimii pääasiassa verkon välityksellä, eikä koronaviruspandemia ole vaikuttanut merkittävästi yhteistyön etenemiseen.

Osakkeenomistajat ja sijoittajat

Osakkeenomistajat, sijoittajat ja analyytikot odottavat Bittiumilta pitkän tähtäimen arvonmuodostusta ja vastuullista toimintaa. Yhtiötä seuraavia analyytikoita tavataan säännöllisesti ja yhtiöstä osallistutaan eri instituutionaalisille sijoittajille järjestettyihin tilaisuuksiin. Kerran vuodessa järjestettävässä yhtiökokouksessa osakkeenomistajilla on mahdollisuus tulla tapaamaan ja keskustelemaan yrityksen johdon ja hallituksen kanssa. Koronaviruspandemiasta johtuvista matkustus- ja kokoontumisrajoituksista vuoden 2021 varsinainen yhtiökokous järjestettiin toistamiseen fyysisen tilaisuuden sijaan internetin välityksellä. Samoin muut sijoittaja- ja analyytikkotapaamiset ja -tilaisuudet järjestettiin kuluneen vuoden aikana verkossa. Vuonna 2021 yhtiö lähti mukaan moderoidulle sijoittajille suunnatulle keskustelupalstalle lisätäkseen ja parantaakseen viestintää sijoittajien kanssa. Avoimen ja läpinäkyvän keskustelun toivotaan antavan vastauksia sijoittajia askarruttaviin kysymyksiin ja siten parantavan ymmärrystä yhtiön liiketoiminnasta.