Bittiumin Whistleblowing-kanavan tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Bittium Oyj (´Bittium´) 
Ritaharjuntie 1 
90590 Oulu 
358 40 344 2000

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tutkia ja käsitellä whistleblowing-kanavan kautta tehtyjä ilmoituksia. Tämä käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun estää ihmisiin, organisaatioomme, yhteiskuntaan tai ympäristöön kohdistuvia väärinkäytösten riskejä ja edistää eettistä ja lainmukaista liiketoimintaa.

3. Rekisterin tietosisältö

Bittium saattaa kerätä henkilötietoja viestissä määritetystä henkilöstä, viestin lähettävästä henkilöstä (jos viestiä ei ole lähetetty nimettömästi) ja mahdollisesta kolmannesta osapuolesta tutkiakseen ilmoitettuihin väärinkäytöksiin liittyvät tosiasiat.

4. Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötietoja kerätään whistleblowing-kanavaamme lähetetyistä ilmoituksista.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Pääsääntöisesti Bittium poistaa ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Jollei soveltuvasta laista muuta johdu, whistleblowing-kanavan kautta vastaanotetuissa ilmoituksissa olevia henkilötietoja käsittelee vain Whistleblowing-tiimimme, joka koostuu tarkastusvaliokunnan puheenjohtajasta ja lakiasiainjohtajasta kanavan ylläpitäjinä sekä valituista vastuullisuustyöryhmän jäsenistä, jotka valvovat tai johtavat tutkimuksia. Ilmoittajansuojelulain tai muun soveltuvan lain sallimissa rajoissa tutkintaan ja käsittelyyn voidaan ottaa tarvittaessa mukaan yrityksen omia tai ulkopuolisia asiantuntijoita tai viranomaisia, esimerkiksi silloin, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) vastaa whistleblowing-sovelluksesta, mukaan lukien salattujen tietojen, kuten whistleblowing-viestien, käsittelystä. WhistleB tai sen alihankkijat eivät pysty purkamaan viestien salausta ja lukemaan viestejä. Täten WhistleB:llä tai sen alihankkijoina toimivilla käsittelijöillä ei ole pääsyä luettavaan sisältöön. WhistleB turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön nimettömyyden poistamalla kaikki metatiedot, kuten IP-osoitteet. Ilmoituksen lähettänyt henkilö pysyy nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen vastuullisten vastaanottajien kanssa.

EU- tai ETA-alueella ilmoitettuja henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n rajojen ulkopuolelle, ellei pakottavasta laista muuta johdu.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Ellei soveltuvasta laista, kuten ilmoittajansuojelulaista muuta johdu, rekisteröidyllä on käytettävissään tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista, tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.